Dématérialisation
du dossier RH.
Les DRH (Directions des Ressources Humaines) gèrent les dossiers des salariés avec de nombreux documents RH (bulletins de paie, contrats de travail, notes de frais, mutuelle santé, entretiens professionnels, CV, etc.).
Avec Afelya, modernisez cette fonction et bénéficiez d’une gestion simplifiée et sécurisée des dossiers salariés.
Pourquoi dématérialiser ses processus RH ?
La dématérilisation de la fonction RH est aujourd’hui un véritable enjeu pour les entreprises car elle permet d’améliorer leur efficacité globale dans la gestion des documents.
Des processus plus efficaces
Simplifiez et automatisez vos processus de gestion des ressources humaines, tels que la gestion des candidatures, le dossier collaborateurs, les embauches, les paies ou encore les demandes de congès.
Une sécurité des données renforcée
La dématérialisation de vos documents RH permet de protéger les informations confidentielles de vos employés et de votre structure contre les risques de perte, de vol, de fuite.
Diminition des coûts
Réduisez vos coûts liés à l’utilisation liés à l’utilisation du papier et au temps passé à retrouver un document ou à le classer.
Satisfaction des collaborateurs
Vos salariés peuvent bénéficier d’un accès à leur bulletins de salaire dématérialisés au sein d’un coffre-fort numérique personnel. L’espace est accessible 7j/7 et 24h/24 depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile.
Image moderne de votre structure
En utilisant des outils modernes pour gérer les ressources humaines, vous modernisez l’image de marque de votre entreprise et montrez qu’elle s’adapte aux nouvelles méthodes.
Contrôlez la complétude de vos dossiers d’embauche
Centralisez facilement sur un seul et même outil la réception des documents d’embauche transmis au fil de l’eau permettant la contractualisation avec vos futurs collaborateurs.
Hébergées en France et conçues pour répondre aux besoins de toutes les entreprises, nos solutions de gestion documentaire vous permettent de capturer, gérer et partager facilement l’information.
des responsables RH confirment avoir des besoins en dématérialisation des documents
des services RH placent l’automatisation des processus comme principal enjeu en 2021
des salariés sont d’accord pour recevoir leur bulletin de paie dématérialisé
Source : Baromètre des DRH 2021
Comment dématérialiser ses processus RH ?
La dématérialisation des processus RH est un passage incontournable vers une gestion plus moderne et efficiente des ressources humaines au sein des entreprises. Afelya vous guide et vous partage les étapes essentielles pour réussir cette transition.
- Anticipation stratégique de la transition numérique
Pour bien commencer, pensez à anticiper cette transition vers le numérique. Définissez une stratégie claire en impliquant vos équipes. L’objectif ? S’assurer que tout le monde est à bord et comprend les avantages de cette évolution. Impliquez les parties prenantes dès le début pour assurer une adhésion globale et faciliter la mise en œuvre.
- Édification d’une gestion de fonds documentaire solide
Construisez avec soin une gestion de fonds documentaire solide. Organisez vos documents RH de manière structurée, en définissant des règles de classement. Votre solution de GED doit permettre une gestion fluide des documents à toutes les étapes de leur vie.
- Respect scrupuleux de la durée de conservation des documents
Ne négligez pas le respect des délais de conservation des documents. Votre solution de GED doit intégrer des fonctionnalités pour gérer les dates d’expiration et s’aligner sur les normes légales en vigueur pour la conservation des données RH.
- Abandon progressif de la dualité papier-électronique :
Pour une transition en douceur, abandonnez progressivement l’usage simultané du papier et de l’électronique. Encouragez l’utilisation exclusive du format électronique en instaurant des processus de validation numérique. Sensibilisez vos équipes aux avantages de cette approche.
- Gestion méticuleuse de la chaîne logistique numérique
Enfin, assurez une gestion méticuleuse de la chaîne logistique numérique. Intégrez efficacement les flux d’information, définissez clairement les autorisations d’accès, et mettez en place des mécanismes de suivi pour maintenir une traçabilité complète.
En suivant ces étapes, vous pourrez dématérialiser vos processus RH avec succès, tout en profitant pleinement des avantages d’une gestion électronique moderne et intelligente. Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape de cette évolution vers l’efficacité numérique.
Conformité à la législation
Le cadre légal en matière de facturation électronique évolue à partir de 2026. Prenez connaissance de toutes les informations liées à cette nouvelle réglementation.
Les étapes de notre accompagnement.
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Découverte structure, processus et besoins.
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Démonstration de la solution.
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Proposition d’une solution adaptée.
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Finalisation de votre cahier des charges.
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Préparation et paramétrage.
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Déploiement de la solution et formation des utilisateurs.
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Support technique des équipes Afelya si nécéssaire.
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Points réguliers sur les évolutions potentielles de vos besoins.
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