Dématérialisation du dossier RH : vos documents salariés, simplifiés.
Embauche, paie, congés, entretiens : toute la vie du salarié dans une GED sécurisée.
Afelya modernise la gestion de vos dossiers salariés : contrats, bulletins de paie, mutuelle, entretiens professionnels, CV… Chaque document est classé automatiquement, conservé selon les durées légales et accessible en quelques clics, par vos équipes RH comme par vos salariés.
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Vos données sont utilisées uniquement pour répondre à votre demande. Politique de confidentialité
Une vision plus moderne de la fonction RH
Bulletins de paie, contrats, notes de frais, mutuelle, entretiens professionnels, CV : les services RH gèrent chaque jour des dizaines de documents confidentiels, souvent répartis entre armoires, dossiers partagés et boîtes mail.
La dématérialisation du dossier RH centralise tous ces documents dans une GED unique et sécurisée. Vos dossiers salariés sont complets, à jour et consultables en quelques secondes, et vos collaborateurs accèdent à leurs propres documents en toute autonomie.
LE CYCLE DE VIE DU DOSSIER SALARIÉ
- Candidatures, CV, pièces justificatives
- Contrat de travail et documents d’entrée
- Bulletins de paie, congés, mutuelle
- Entretiens professionnels, avenants
- Durées légales de conservation respectées
- Documents de sortie et archivage sécurisé
Pourquoi dématérialiser ses processus RH ?
Moins de papier, plus de temps pour l’humain : la dématérialisation RH améliore l’efficacité de toute la gestion documentaire.
Une GED RH pour vos équipes et vos salariés
Pour votre service RH
Des dossiers complets, conformes et à jour.
Dossiers salariés centralisés
Contrats, avenants, attestations, entretiens : tout le dossier au même endroit, classé automatiquement.
Complétude des dossiers d’embauche
Les pièces sont reçues au fil de l’eau et vous savez immédiatement ce qu’il manque.
Durées de conservation et alertes
Gestion des dates d’expiration et respect des durées légales de conservation des documents RH.
Droits d’accès et traçabilité
Chaque profil ne voit que ce qui le concerne, chaque consultation est historisée.
Connexion à votre logiciel de paie
Les bulletins et documents remontent automatiquement depuis vos outils de paie et SIRH.
Pour vos salariés
Leurs documents, quand ils en ont besoin.
Coffre-fort numérique personnel
Chaque salarié retrouve ses bulletins de paie dans un espace sécurisé, disponible 7j/7 et 24h/24.
Accès sur tous les écrans
Consultation sur ordinateur, tablette ou mobile, sans passer par le service RH.
Demandes simplifiées
Demandes de congés et échanges avec les RH traités sans papier.
Documents toujours disponibles
Contrats, attestations et justificatifs accessibles à tout moment.
Une marque employeur moderne
Des outils récents qui montrent que votre structure vit avec son temps.
des responsables RH ont des besoins en dématérialisation documentaire
des services RH placent l’automatisation des processus comme principal enjeu
des salariés sont d’accord pour recevoir leur bulletin de paie dématérialisé
Source : Baromètre des DRH 2021
Comment dématérialiser ses processus RH ?
Une dématérialisation RH réussie repose sur cinq principes. Nous vous accompagnons sur chacun d’eux.
Anticiper et impliquer
Définir une stratégie claire et associer dès le départ vos équipes RH, la direction et les représentants du personnel.
Structurer la gestion documentaire
Organiser les documents RH et définir des règles de classement, avec une GED qui couvre tout leur cycle de vie.
Respecter les durées de conservation
Gérer les dates d’expiration et appliquer les durées légales de conservation des documents RH.
Sortir du double système papier-numérique
Privilégier le format électronique et la validation numérique, et accompagner les équipes dans ce changement.
Maîtriser la chaîne numérique
Intégrer les flux d’information, définir les droits d’accès et garantir une traçabilité complète.
Dématérialisation RH à Toulouse et en Occitanie
Filiale du Groupe Axidoc, Afelya accompagne plus de 170 entreprises, collectivités et cabinets comptables depuis ses agences de Toulouse, Perpignan et Pamiers. Vos documents RH sont hébergés en France, et nos équipes paramètrent la solution avec vous et forment vos utilisateurs.
Pour aller plus loin, découvrez aussi notre solution de gestion des notes de frais.
Vos questions sur la dématérialisation RH
Quels documents RH peuvent être dématérialisés ?
L’ensemble du dossier salarié : CV et candidatures, contrats et avenants, bulletins de paie, attestations, documents de mutuelle, entretiens professionnels, demandes de congés, notes de frais et documents de sortie.
Le bulletin de paie dématérialisé est-il légal ?
Oui. Le Code du travail permet à l’employeur de remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s’y oppose. Le bulletin doit alors rester accessible au salarié dans la durée, ce qu’assure un coffre-fort numérique.
Combien de temps faut-il conserver les documents RH ?
Chaque document a sa propre durée de conservation légale. La solution gère ces durées et les dates d’expiration pour vous. Retrouvez le détail dans notre article sur les délais de stockage des documents RH.
Comment sont protégées les données des salariés ?
Les accès sont définis par profil, chaque consultation est tracée et les documents sont hébergés en France. La solution s’inscrit dans votre démarche RGPD.
La solution se connecte-t-elle à notre logiciel de paie ?
Oui. La solution s’intègre à de nombreux logiciels de paie et SIRH pour récupérer automatiquement les bulletins et les documents RH, sans ressaisie. Interrogez-nous sur votre logiciel.
Combien de temps faut-il pour la mettre en place ?
Le délai dépend de votre effectif et de vos processus. Nous vous communiquons un planning précis après un premier échange.
Les étapes de notre accompagnement
Découverte de vos besoins
Votre structure, vos processus RH, vos outils.
Démonstration
La solution appliquée à vos propres cas d’usage.
Proposition et cahier des charges
Une solution adaptée, un cahier des charges finalisé ensemble.
Préparation et paramétrage
Plan de classement, droits d’accès, durées de conservation.
Déploiement et formation
Mise en service et formation de vos équipes RH et de vos salariés.
Support et suivi
Support technique local et points réguliers sur l’évolution de vos besoins.
Des RH sans papier, des équipes plus disponibles.
Démonstration, analyse de vos processus, devis personnalisé : nous sommes à vos côtés. Réponse garantie en moins de 24 heures.