GESTION DU COURRIER · GED
Logiciel de gestion du courrier entrant et sortant.
Numérisez, distribuez et suivez votre courrier, où que soient vos équipes.
Afelya dématérialise la gestion de votre courrier : chaque pli est numérisé, transmis automatiquement à la bonne personne, traité et archivé dans une GED sécurisée. Fini les bannettes papier et les allers-retours au bureau, sur site, en déplacement ou en télétravail.
Votre projet en 2 minutes
Un expert vous rappelle sous 24 heures.
Vos données sont utilisées uniquement pour répondre à votre demande. Politique de confidentialité
Votre courrier traité en quelques clics.
Courriers administratifs, factures, réclamations, contrats : chaque jour, votre structure reçoit et envoie des dizaines de documents. Remis en main propre ou déposés dans des bannettes, ils circulent lentement, se perdent parfois, et obligent vos équipes à revenir au bureau pour les traiter.
Notre logiciel de gestion du courrier accélère et sécurise toute la chaîne : numérisation, diffusion, traitement et archivage. Votre courrier entrant arrive directement à la bonne personne, votre courrier sortant part automatiquement par le bon canal, et tout est tracé.
LE CIRCUIT DE VOTRE COURRIER
- Courrier papier numérisé dès son arrivée
- E-mails et documents numériques intégrés
- Envoi direct au bon destinataire ou au bon service
- Notification et actions déclenchées automatiquement
- Suivi des délais de réponse
- Archive collaborative, accessible de partout
Pourquoi dématérialiser la gestion de votre courrier ?
La gestion traditionnelle du courrier ne suit plus le rythme des organisations multi-sites, mobiles et en télétravail.
Courrier entrant et sortant : une seule solution
Courrier entrant
De la boîte aux lettres au bon destinataire.
Numérisation et lecture
Chaque pli est numérisé dès réception et rendu consultable immédiatement.
Distribution automatique
Le courrier est transmis au bon destinataire ou au bon service, sans manipulation.
Circuits de traitement
Attribution, validation, réponse : chaque étape est suivie, avec des actions déclenchées automatiquement.
Suivi des délais de réponse
Visualisez les courriers en attente et respectez vos engagements de délai.
Archive collaborative
Une base d’archives partagée, consultable de tous vos sites et en mobilité.
Courrier sortant
Envoyez en masse, sans effort.
Détection automatique des destinataires
Identification de chaque destinataire grâce à un identifiant unique, une adresse postale ou un autre repère.
Découpage automatique des pages
Les pages sont regroupées par destinataire pour créer des courriers individuels prêts à partir.
Redirection multicanal
Chaque courrier part par le bon canal : envoi numérique, postal ou autre.
Paramètres d’envoi personnalisés
La solution s’adapte à vos habitudes et à vos règles d’expédition.
Traçabilité des envois
Chaque envoi est historisé et retrouvable en quelques clics.
Gestion du courrier en mairie et en collectivité
Courriers des administrés, demandes administratives, correspondances avec les partenaires : les mairies et collectivités traitent un volume important de documents papier. Nous accompagnons toute la chaîne de traitement du courrier entrant pour supprimer les tâches fastidieuses et déclencher des actions automatiques.
Résultat : des réponses plus rapides et un suivi rigoureux, pour tenir les engagements de qualité de service de la charte Marianne.
Des fonctionnalités pensées pour le secteur public
Enregistrement, attribution aux services, suivi des délais et historique des échanges avec chaque administré.
Gestion du courrier à Toulouse et en Occitanie
Filiale du Groupe Axidoc, Afelya accompagne plus de 170 entreprises, collectivités et cabinets comptables depuis ses agences de Toulouse, Perpignan et Pamiers. Vos documents sont hébergés en France, et nos équipes paramètrent la solution avec vous et forment vos utilisateurs.
Un interlocuteur unique, proche de vous, de la démonstration au support au quotidien.
Vos questions sur la gestion du courrier
Quels types de courrier peuvent être dématérialisés ?
Tout votre courrier entrant et sortant : courriers administratifs, factures, réclamations, contrats, correspondances avec vos clients, fournisseurs ou administrés, ainsi que les documents reçus par e-mail.
Comment le courrier papier est-il numérisé ?
Le courrier est numérisé à son arrivée, par exemple avec votre copieur multifonction, puis intégré automatiquement dans la solution. Nous vous accompagnons pour organiser ce circuit selon vos volumes.
Mes équipes peuvent-elles traiter le courrier en télétravail ?
Oui. Une fois numérisé, le courrier est accessible depuis tous vos sites, en déplacement ou en télétravail. Plus besoin de revenir au bureau pour consulter ou traiter un document.
Comment sont sécurisées les données ?
Les accès sont contrôlés selon les droits de chaque utilisateur, chaque action est tracée et les documents sont hébergés en France. La solution s’intègre à votre démarche RGPD.
La solution convient-elle aux mairies et collectivités ?
Oui. Elle accompagne toute la chaîne de traitement du courrier entrant, de l’enregistrement à la réponse, et aide à tenir les engagements de délai de la charte Marianne.
Combien de temps faut-il pour la mettre en place ?
Le délai dépend de vos volumes et de votre organisation. Nous vous communiquons un planning précis après un premier échange sur vos processus.
Les étapes de notre accompagnement
Découverte de vos besoins
Votre structure, vos processus, vos volumes de courrier.
Démonstration
La solution appliquée à vos propres cas d’usage.
Proposition et cahier des charges
Une solution adaptée, un cahier des charges finalisé ensemble.
Préparation et paramétrage
Circuits de distribution, droits d’accès, règles d’envoi.
Déploiement et formation
Mise en service et formation de vos utilisateurs.
Support et suivi
Support technique local et points réguliers sur l’évolution de vos besoins.
Votre courrier, sans les bannettes.
Démonstration, analyse de vos flux, devis personnalisé : nous sommes à vos côtés. Réponse garantie en moins de 24 heures.