On parle de signature manuscrite lorsque l’on signe des documents à la main à l’aide d’un stylo. Vous le savez sûrement, il est désormais possible de signer des documents électroniquement, en apposant son accord sur un document numérique depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. On parle dans ce cas de signature électronique.
Alors, laquelle de ces deux méthodes de signature offre le plus davantage ? Qui sera la grande gagnante ?
Point de vue technique
Est-il nécessaire de décrire la signature manuscrite ? L’apposer en bas d’un document papier est un geste banal que nous accomplissons quotidiennement. Parfois, elle doit être enrichie de la mention « lu et approuvé » et plus rarement d’un paraphe sur chaque page du contrat, comme c’est le cas pour un acte de vente d’un bien immobilier par exemple. Principal défaut : les documents papier peuvent être facilement falsifiés.
De son côté, la signature électronique utilise une technique cryptographique fonctionnant grâce à un certificat numérique. Les documents signés par voie électronique bénéficient donc d’une protection optimale : ils ne peuvent pas subir d’altération. Autrement dit, toute modification des données est immédiatement détectée et signalée. Ce système rend les annotations citées plus haut non obligatoires.
Le point de vue financier
Faire signer un document papier à ses clients entraine des frais plus ou moins visibles. Il y a bien sûr les coûts liés à l’impression et à l’expédition, mais ce n’est pas tout. Le temps consacré au traitement mobilise des salariés : préparation des dossiers, vérification manuelle des données et des pièces, etc. De plus, l’archivage papier demande beaucoup d’espace et coûte donc beaucoup plus cher que l’archivage électronique.
Le point de vue de l’expérience client
Aujourd’hui, tout doit aller vite et la signature électronique permet de répondre aux nouvelles habitudes de consommation. Très simple à mettre en place et à utiliser au quotidien, la signature électronique accélère l’avancée des projets. Elle offre la possibilité à vos clients de signer un document en quelques clics, n’importe quand, n’importe où.
La grande gagnante : la signature numérique
Alors qui a gagné ce match ? La signature électronique, sans aucun doute ! Les avantages cités plus haut ne laissent pas la place au moindre doute. Mais pour enfoncer le clou, en voici un supplémentaire de ce procédé en passe de devenir la norme : le gain de productivité. Vos salariés passent beaucoup moins de temps sur les dossiers signés électroniquement. Ils les préparent et les retrouvent plus vite que lorsqu’ils sont sous format papier. Ils peuvent alors consacrer leur énergie à des tâches à forte valeur ajoutée, comme le conseil et l’accompagnement.
Bien évidemment, Afelya vous accompagne sur ce sujet et vous propose une solution de signature électronique complète et simple d’utilisation pour vos collaborateurs.