Beaucoup d’entreprises pensent que leur ERP ou leur logiciel de comptabilité suffit pour gérer documents et flux administratifs. En réalité, ces outils sont centrés sur les données financières et transactionnelles. Une GED (Gestion Électronique de Documents) comme Zeendoc va plus loin : elle s’occupe du cycle de vie complet des documents. Décryptons leurs différences, leurs complémentarités et les bénéfices concrets d’une GED.
ERP / logiciel de comptabilité : une logique transactionnelle
Un ERP ou un logiciel comptable a pour mission de :
-
Gérer les flux financiers : factures, comptabilité générale, trésorerie.
-
Structurer les données liées aux transactions : commandes, bons de livraison, règlements.
-
Fournir des indicateurs de pilotage : reporting, tableaux de bord financiers.
👉 Sa force : centraliser la donnée financière et comptable.
👉 Sa limite : la gestion documentaire reste limitée (pièces jointes, dossiers RH, contrats…).
GED : une logique documentaire et transversalle
Contrairement à l’ERP, une GED comme Zeendoc ne se limite pas aux écritures comptables : elle gère l’ensemble du cycle de vie des documents, y compris les factures fournisseurs et clients, qui restent au cœur de la gestion administrative.
-
Numérisation et classement automatique des factures, contrats, courriers, dossiers RH.
-
Gestion spécifique des factures clients et fournisseurs : rapprochement automatique avec bons de commande et de livraison, validation par workflow, archivage légal et accessible en cas de contrôle.
-
Recherche instantanée par mots-clés, index ou contenu intégral.
-
Archivage conforme aux obligations légales (dont RGPD).
-
Partage et collaboration sécurisée entre services (comptabilité, achats, direction).
👉 Sa force : offrir une vision documentaire globale et fiable, qui dépasse la seule comptabilisation et assure une traçabilité complète de chaque facture et document.
Quand la GED fait la différence : cas concrets
Factures fournisseurs
La gestion manuelle des factures fournisseurs est chronophage et source d’erreurs (saisie, validation, archivage).
Avec une GED comme Zeendoc :
-
Les factures sont automatiquement centralisées et classées.
-
Le rapprochement avec les bons de commande et bons de livraison se fait sans effort.
-
Les circuits de validation sont digitalisés, évitant retards et litiges internes.
👉 Exemple : dans une PME, une facture fournisseur est reçue par email, intégrée automatiquement dans Zeendoc, validée par l’acheteur et accessible instantanément au service comptable. Résultat : gain de temps et réduction des erreurs.
Factures clients
Les factures clients doivent être émises, envoyées, suivies et archivées correctement pour sécuriser la trésorerie.
Avec une GED :
-
Les factures clients sont archivées légalement et classées de manière automatique.
-
Les envois (email, courrier) se font en quelques clics, avec traçabilité et preuve de diffusion.
-
La relance des impayés est plus simple grâce à l’accès rapide à l’historique documentaire.
👉 Exemple : un service financier retrouve en quelques secondes une facture contestée par un client et fournit immédiatement la preuve d’envoi. Résultat : litiges réduits et encaissements accélérés.
Ressources Humaines
Les RH manipulent un volume important de documents sensibles : contrats de travail, avenants, bulletins de paie, demandes de congés.
Avec une GED :
-
Tous les documents collaborateurs sont centralisés et sécurisés.
-
Les workflows (validation des congés, notes de frais) sont automatisés.
-
Le responsable RH accède en un clic au dossier complet d’un salarié.
👉 Exemple : lors d’un audit social, le service RH retrouve en quelques minutes tous les documents demandés, sans perte de temps.
Collectivités et administrations
Mairies et institutions gèrent un volume élevé de documents réglementés : convocations, délibérations, publications officielles.
Avec Zeendoc :
-
Les convocations sont adressées automatiquement avec accusé de réception.
-
Les délibérations sont archivées et diffusées en toute sécurité.
👉 Exemple : un conseil municipal produit 20 délibérations par an. Avec la GED, elles sont signées et archivées en minutes, au lieu de dossiers dispersés dans des classeurs.
En résumé
-
ERP = gestion des données financières.
-
GED = gestion du cycle de vie documentaire tous services confondus.
Un ERP ou un logiciel comptable est indispensable, mais il ne couvre pas toute la valeur documentaire de l’entreprise. En intégrant Zeendoc, vous passez d’une logique purement comptable à une gestion documentaire globale, sécurisée et collaborative.
👉 Contactez Afelya pour un audit documentaire gratuit et découvrez comment Zeendoc complète efficacement votre ERP.