Dans une entreprise, le rapprochement entre la facture fournisseur, le bon de commande et le bon de livraison est une étape critique mais souvent chronophage et sujette à erreurs. Pourtant, cette opération est essentielle pour valider la conformité d’une facture avant paiement et éviter des litiges coûteux avec les fournisseurs. Aujourd’hui, grâce à l’utilisation d’une solution GED avancée comme Zeendoc, ce processus peut être automatisé, sécurisé et intégré directement dans votre chaîne de gestion financière.
Pourquoi le rapprochement facture/bon de commande est-il si important ?
Le rapprochement garantit que la facture reçue correspond bien à la commande passée et que les marchandises ou services ont été livrés conformément. Toute erreur ou incohérence peut entraîner :
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des retards de paiement,
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des erreurs comptables,
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voire des risques de fraudes ou de non-conformité aux procédures internes.
Traditionnellement, ce travail est effectué manuellement, avec des échanges multiples entre services achats, comptabilité et gestion des stocks, engendrant des délais importants et beaucoup de ressaisies.
Comment Zeendoc automatise ce processus ?
Lecture et extraction automatique des données
Dès la réception de la facture, Zeendoc utilise des technologies avancées d’OCR (reconnaissance optique de caractères) et d’indexation pour extraire les informations clés : numéro de commande, références produits, montants, TVA, etc.. Ces données permettent d’associer automatiquement la facture aux bons de commande et aux bons de livraison correspondants.
Association intelligente et multi-critères
Zeendoc ne se limite pas à un simple appariement par numéro. L’outil prend en compte plusieurs critères (référence fournisseur, dates, quantités, montants partiels ou totaux) pour garantir la meilleure correspondance possible, même en cas de livraisons partielles ou décalées dans le temps.
Détection et gestion proactive des écarts
Les écarts entre factures et commandes peuvent surgir pour différentes raisons : erreur de saisie, différence de quantité livrée, remise non appliquée, etc. Zeendoc détecte automatiquement ces anomalies et génère des alertes ciblées destinées aux équipes concernées. Cette détection en temps réel offre la double sécurité de prévenir les paiements erronés tout en accélérant le traitement en évitant de longues recherches manuelles.
Workflows de validation adaptés
Une fois la conformité validée, Zeendoc active un workflow de validation avec une traçabilité complète : notifications automatisées, gestion des droits d’accès, prise de décisions dématérialisée, archivage sécurisé conformes aux obligations règlementaires et fiscales.
Intégration fluide avec les outils comptables et bancaires
Les factures validées peuvent être exportées directement vers le logiciel comptable ou la plateforme bancaire, facilitant la création des ordres de paiement (ex : fichier SEPA). Cela assure une synchronisation parfaite entre la dématérialisation des documents et le traitement financier.
Quels bénéfices concrets pour mon entreprise ?
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Gain de productivité significatif : réduction des tâches manuelles, suppression des erreurs humaines et accélération des traitements.
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Meilleure maîtrise des délais de paiement : en fluidifiant les validations, Zeendoc aide à respecter les échéances, ce qui préserve les relations fournisseurs.
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Sécurité et conformité renforcées : toutes les opérations sont tracées avec preuves d’intégrité, facilitant audits et contrôles.
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Collaboration simplifiée : les différents services (achats, compta, gestion) travaillent sur un même référentiel numérique unique et à jour.
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Adaptabilité : Zeendoc prend en charge les spécificités sectorielles et les scénarios complexes de livraison ou de facturation.
Le rapprochement facture/bon de commande est une étape clé de la gestion financière, souvent freinée par des processus traditionnels lourds. Avec Zeendoc, cette étape devient un moteur d’efficacité, de transparence et de maîtrise financière.
Pour les entreprises souhaitant réussir leur transformation digitale, réduire les coûts et sécuriser leur chaîne financière, Zeendoc offre une solution robuste, intuitive et conforme aux exigences réglementaires actuelles.