Cet article se concentre sur l’intégration de la dématérialisation dans les pratiques juridiques, en mettant l’accent sur les cabinets d’avocats et les services juridiques des entreprises. Il évoque comment la GED peut faciliter l’accès aux documents légaux, optimiser la collaboration entre les équipes et améliorer la gestion des cas et des contrats.
Les avantages d’une solution GED pour votre cabinet
Accessibilité et mobilité
La numérisation des documents permet un accès instantané aux dossiers, où que l’on se trouve, facilitant ainsi la collaboration entre les équipes et les partenaires juridiques.
Archivage de vos documents en toute sécurité
Les documents papiers ou numériques du greffe (y compris les e-mails) peuvent être archivés dans une base documentaire unique sécurisée. De n’importe quel lieu vous pouvez déposer vos documents papier dans Zeendoc en les numérisant à partir de scanners et copieurs. Les documents numériques peuvent être archivés par dépôt direct ou email depuis ordinateur,
tablette ou smartphone.
Vos données sont hébergées et sauvegardées dans des data centers en France avec le maximum de sécurité et confidentialité.
- Accès sécurisés depuis un simple navigateur web à tout moment, les documents du greffe sont cryptés et horodatés systématiquement avec une valeur probatoire
- Nombre d’utilisateurs illimité avec gestion des droits qui permet le partage avec vos collaborateurs et vos prestataires extérieurs de n’importe quel endroit avec une traçabilité des documents et la possibilité de connexions simultanées
Une gestion RH simplifiée
La dématérialisation des ressources humaines avec Zeendoc facilite la gestion de votre activité et vous fait gagner du temps
- Retrouver rapidement tous les documents d’un collaborateur dans un même dossier (arrêté de titularisation, permis de conduire, formulaires de demandes de congés, d’arrêts maladie, entretiens annuels…)
- Disposer de vos documents RH en tout lieu et à toute heure, y compris en situation de mobilité
Votre activité nécessitant de nombreux déplacements, elle engendre une grande quantité de notes de frais. Grâce à Zeendoc leur gestion est traitée très rapidement en réduisant les risques d’erreur et en les affectant aux valideurs concernés.
- Photographier les justificatifs avec un smartphone pour éviter les pertes lors de vos déplacements
- Envoi automatique dans Zeendoc avec la reconnaissance des données (date, prestataire, montant)
- Affectation directe des frais et transmission aux comptables
- Simplification des validations et des contrôles des notes de frais
Une meilleur gestion de vos factures fournisseurs
Les factures reçues régulièrement pour une ou plusieurs entités (par exemple les factures BODACC) peuvent être un véritable casse-tête et très chronophage. Zeendoc vous permet de les gérer à distance, plus rapidement et de les partager en temps réel avec votre comptable.
- Dépôt de vos factures papiers ou numériques dans Zeendoc
- Collecte automatique de factures auprès de vos fournisseurs récurrents (électricité, assurance…)
- Gain de temps en évitant la saisie des informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence) qui sont lues automatiquement
- Une imputation comptable est proposée en fonction de vos habitudes
- Les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, ce qui évite la double saisie
- Retrouver hors du bureau vos factures quand vous en avez besoin sans avoir à demander à votre comptable
- Donner accès au comptable externe si besoin
Conclusion
La dématérialisation dans le secteur juridique est en train de remodeler le paysage professionnel, en offrant des opportunités inédites pour améliorer l’efficacité, la collaboration et la sécurité des données. En adoptant cette outil numérique de manière réfléchi et stratégique, les professionnels du droit peuvent tirer parti de ses avantages considérables pour relever les défis du monde juridique moderne. La dématérialisation est aujourd’hui bien plus qu’un simple changement technologique, c’est une véritable opportunité de se positionner en tant que leaders de l’innovation dans le domaine juridique.
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