La transition vers la facturation électronique est un élément clé de la modernisation des processus financiers des entreprises. Comprendre le lexique associé à cet écosystème est essentiel pour naviguer efficacement dans ce nouveau paysage. Dans cet article, nous explorerons les termes essentiels liés à la facturation électronique, en les regroupant en plusieurs catégories pour une meilleure compréhension.
Fondamentaux de la facturation électronique
Facture électronique
La facture électronique est une version dématérialisée d’une facture traditionnelle, transmise et reçue sous forme électronique. Elle inclut un ensemble structuré de données, la distinguant des factures papier ou des simples PDF.
Format électronique
Le format électronique représente le type de fichier utilisé pour stocker une facture électronique. Les formats acceptés comprennent PDF, XML, EDI, etc.
Signature électronique
La signature électronique est un mécanisme assurant l’intégrité et l’authenticité d’un document électronique, équivalant à une signature manuscrite sur papier.
Chorus Pro
Chorus Pro est une plateforme en ligne de l’État permettant le dépôt des factures pour les collectivités et les services publics.
PDP – Plateformes de Dématérialisation Partenaires
Les PDP sont des prestataires spécialisés dans la dématérialisation des factures. Ils offrent des services permettant aux entreprises de simplifier leurs processus de facturation en transmettant directement les factures électroniques à leurs destinataires.
PPF – Le Portail Public de Facturation
Le PPF, en tant que tiers de confiance public, joue un rôle crucial dans le regroupement des factures et des données de facturation. Principalement destiné à l’administration fiscale et aux entreprises, il offre des services gratuits et facilite la dématérialisation des échanges.
OD – Opérateur de dématérialisation
Un opérateur de dématérialisation se spécialise dans l’offre de services visant à simplifier le processus de dématérialisation des factures pour les entreprises. Bien qu’il ne puisse pas transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires, il joue un rôle essentiel dans la transition vers la facturation électronique.
PAF – Piste d’audit fiable
La Piste d’Audit Fiable (PAF) est un outil utilisé pour justifier de l’intégrité du contenu, de l’authenticité de l’origine de la pièce et de la lisibilité de la facture (et autres pièce justificatives).
Coffre fort électronique
Un coffre-fort électronique est un service offrant une sécurité élevée pour stocker, classer et retrouver des fichiers numériques sensibles tels que des documents administratifs, des factures, des relevés bancaires, des contrats, ou encore des photos. Son objectif est de protéger ces données en garantissant leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité pour les propriétaires de ces fichiers, tout en leur permettant d’y accéder facilement à tout moment.
Technologies et normes de la facturation électronique
CII (Cross Industry Invoice)
Le CII est un format spécifique de facture électronique, élaboré par l’organisme UN/CEFACT.
UBL – Universal Business Language
UBL est un format standardisé facilitant le traitement des factures et simplifiant les échanges commerciaux.
EDI – Échange Électronique Informatisé
L’EDI est un échange standardisé de données entre l’entreprise, ses clients et ses fournisseurs, incluant mandats, paiements, factures, etc.
E-Invoicing – Facturation électronique
L’E-Invoicing représente l’obligation pour les entreprises d’émettre des factures sous format électronique, conformément à la réglementation fiscale.
E-Reporting – Transmission électronique des données de facturation
Le E-Reporting concerne la transmission électronique des éléments de facturation qui ne sont pas soumis à l’E-Invoicing, incluant la facturation B2B internationale et B2C.
Processus et sécurité
Cycle de vie d’une facture
La réforme de la facturation électronique offre la possibilité de suivre le cycle de vie d’une facture, de son émission à son paiement.
Archivage électronique
L’archivage électronique consiste à conserver les factures électroniques pour une durée spécifique, conformément à la réglementation fiscale.
Autorité de certification
Une autorité de certification (AC) émet des certificats numériques pour garantir l’authenticité et l’intégrité des données échangées lors des transactions.
Conclusion
En embrassant ces concepts, les entreprises peuvent non seulement respecter les obligations légales mais également optimiser leurs opérations financières, réduire les coûts administratifs et renforcer leur compétitivité. La facturation électronique, bien plus qu’une simple évolution technologique, est un vecteur de transformation permettant d’ouvrir la voie vers des processus plus efficaces, transparents et adaptés à l’ère numérique.