Lorsque nous plongeons dans l’univers des Ressources Humaines (RH), la gestion des documents RH est une étape cruciale. La question des délais de stockage est fréquemment soulevée, et il est important de maîtriser cette notion pour assurer une gestion RH efficace. Dans cet article, nous allons vous éclairer sur les délais de stockage des documents RH. Nous allons d’abord examiner les différents types de documents RH et les durées de stockage qui leur sont associées. Ensuite, nous vous présenterons comment la Gestion Électronique de Documents (GED) peut grandement faciliter la gestion de ces délais et contribuer à l’efficacité de vos processus RH.
Les différents documents RH et leur délais de stockage
Pour bien comprendre les délais de stockage, commençons par passer en revue les différents types de documents RH couramment traités dans les entreprises en France :
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Contrats de travail : En vertu de la réglementation française, les contrats de travail doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la date de cessation du contrat.
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Bulletins de salaire : Ils doivent être conservés pendant 5 ans à compter de la date de leur émission. Si le bulletin de salaire est utilisé pour le calcul de la retraite, il doit être conservé pendant toute la durée de la carrière du salarié.
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Dossiers d’employés : La réglementation exige que les dossiers d’employés soient conservés pendant 5 ans à partir de la date de départ du salarié de l’entreprise.
L’employeur doit également pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé plus 6 ans.
La GED pour mieux conserver ses documents RH
La Gestion Électronique de Documents (GED) se présente comme un allié de poids pour simplifier la gestion des délais de stockage des documents RH. En optant pour une solution de GED efficace, vous pouvez stocker, organiser et suivre automatiquement les documents RH tout en veillant au respect des délais de stockage. La GED offre une recherche rapide, des rappels automatiques de délais, et la sécurité nécessaire pour garantir la conformité aux réglementations en constante évolution. Afelya peut vous accompagner dans votre gestion RH :
- Dématérialisation des documents RH
- Signature électronique qualifiée
- Automatisation des tâches répétitives
- Connexion avec vos outils RH
- Archivage et classement des documents