Dans un contexte de concurrence intense, la productivité et la maitrise de vos coûts sont devenus des éléments de succès. Face à ces enjeux, Afelya vous aide à optimiser votre organisation, augmenter la satisfaction de vos clients et la productivité de vos
collaborateurs. Notre solution partenaire Zeendoc peut vous accompagner autour de 3 approches :
- Simplification et optimisation de votre organisation
- Dossier achats (factures fournisseurs, demandes d’achats, liaison de documents…)
- Ressources humaines (bulletins de salaire électronique, dossier collaborateur …)
Simplification et optimisation de votre organisation
Zeendoc vous aide à améliorer votre efficacité, à organiser votre activité et à automatiser vos tâches répétitives. Notre solution vous permet de simplifier la mise en place et le suivi de vos livraisons, des processus de facturation, en minimisant les interventions manuelles et réduisant les temps de recherche des documents archivés.
Les applications pour votre entreprise
- Gestion et diffusion des plannings de vos collaborateurs et circuit de validation
- Formulaire en ligne pour la saisie des demandes de transport et génération automatique des feuilles de route
- Numérisées par lots, les feuilles de route sont découpées et classées par Zeendoc, puis associées automatiquement aux différents comptes clients
- Traçabilité en temps réel des documents pour les preuves de livraison
- Les bons de retour sont liés aux bons de commande, la facturation détaillée est traitée dans les meilleurs délais
- Envoi automatique et dématérialisé des factures
- Rapprochement automatique des documents concernant vos clients afin de les centraliser
- Capacité de faire des extractions de lignes de vos BL pour vos analyses ou autres besoins
- Archivage de tous les documents y compris instructions aux conducteurs, lettres de voiture liées aux obligations de transport, feuilles de location, bordereaux récapitulatifs de chargement, feuilles d’expédition, lettre de transport (CMR) …
- Facilité d’accès aux archives pour retrouver les divers documents douaniers (déclaration d’importation, facture douanière, certificat d’origine et phytosanitaire, facture commerciale…)
- Contrôle de complétude sur les documents véhicules (cartes grises, contrôles…)
- Accessibilité en toute mobilité de tous vos documents sur vos tablettes ou smartphones
Factures fournisseur
Zeendoc gère la capture, le traitement, la validation et l’intégration comptable de vos propres factures :
- Générer des demandes d’achat avec mise en place de circuits de validation
- Dépôt de vos factures papier ou numériques avec une lecture automatique des informations essentielles (fournisseur, montant, date …)
- Visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur
- Contrôle et suivi des envois (suivi des réceptions, relance) et des délais de paiements
- Une amélioration du traitement et des paiements des factures avec la mise en place de circuits de validation
- Une intégration des écritures dans votre logiciel comptable
- Diffusion des factures complétée par les justificatifs (feuilles de route)
Ressources humaines
- Centraliser et partager toute l’information RH en un point unique
- Regrouper tous les documents pour faciliter le pilotage de votre activité RH et l’échange de documents :
-> Relatifs aux collaborateurs : contrat de travail, permis de conduire, FCO, carte ADR, bulletins de paie, infractions RSE des conducteurs.
-> Documents internes : registre du personnel, registre des délégués du personnel, registre de délivrance des livrets individuels de contrôle, livre de paie, procédures, règlement intérieur, base de contacts …
- Faire signer électroniquement rapidement les contrats de travail
- Gérer la distribution électronique des bulletins de salaire des collaborateurs
- Automatiser les procédures de validation de documents, gestion des notes de frais ou de demandes de congés.
- Mise en place d’alertes pour fin de période d’essai, CDD, échéance titre de séjour ou visite médicale
- Faciliter les échanges de documents entre vous et vos collaborateurs sédentaires ou géographiquement dispersés