Cas clients
ADSEA 09
L’entreprise et son besoin
En partenariat avec tous les autres acteurs de terrain, elle essaie de répondre à tous les besoins identifiés sur le territoire de l’Ariège. Afin que chacun vive au mieux dans la société, à une place valorisée et non discriminée.
L’ADSEA 09 compte 3 Pôles :
– Pôle Loumet InterGénérations : MECS, foyer Départemental de l’Enfance, Résidence Autonomie, Foyer Jeunes Travailleurs
– Pôle EHPAD : EHPAD des Sources (St jean du Falga), EHPAD Le Château (Verniolle), Maison Partagée
– Pôle Domicile : SSIAD, Equipe Spécialisée Alzheimer, Portage de repas, ADSEA Domicile (Service mandataire)
Lien de cet établissement : www.adsea09.org
La structure étant multi établissements et multi services, la gestion des factures d’achat étaient un vrai point noir dans sa gestion. La volonté était de basculer vers une solution permettant de limiter ces tâches chronophages, de simplifier et sécuriser les processus.
personnes accueillies et/ou accompagnés par an
professionnels dont 120 en CDI
sites en Ariège
La réponse d’Afelya face à ce besoin
Afin de résoudre les problématiques évoquées par l’ADSEA 09, nous les avons orientés vers notre solution de dématérialisation Zeendoc.
Ce logiciel permettait à l’entreprise de recevoir leurs factures d’achat sous format dématérialisé, offrant plusieurs avantages :
– Le traitement des factures qui jusqu’alors impliquait plusieurs personnes et faisait perdre du temps est désormais fluidifié et se fait rapidement au sein du logiciel.
– Gain de temps important dans la recherche des factures sur Zeendoc et libération d’espace physique.
Aujourd’hui, les utilisateurs possèdent 15 classeurs au sein de la plateforme afin de faciliter le classement, l’archivage et le partage des factures.
“Le gros avantage de la solution Zeendoc proposée par Afelya, c’est que l’outil s’adapte totalement à nos organisations, à nos procédures. Les recherches sont facilitées. Son utilisation a été adoptée par les équipes « terrain » grâce à sa facilité d’utilisation : scan, adresse mail. Le service comptabilité a pu ainsi sécuriser son processus, en intégrant un circuit de validation, en traçant toutes les actions et régler le problème de factures égarées.
Dans notre démarche QSE, la gestion des factures avec Zeendoc a permis de réduire le nombre de factures papiers, et le nombre de mails relatifs à des factures en attente de validation.
Nous sommes satisfaits d’Afelya est envisageons de déployer la solution au sein de notre service Ressources Humaines. “
Elisa Blanc
Attachée de direction & responsable des systèmes d’informations et de communication
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