Cas clients
Centre ophtalmologique de l’Union
Structure & contexte
Le Centre Ophtalmologique de l’Union, regroupant plusieurs centres spécialisés en Occitanie, a connu une forte croissance ces dernières années. Avec un effectif en constante augmentation et l’ouverture d’un nouveau site de 1200 m², il devenait nécessaire d’adapter ses outils de gestion documentaire aux enjeux d’une organisation en expansion.
Nous avons interrogé Monsieur Durand, responsable des centres d’ophtalmologie de l’Union, pour qu’il nous livre les coulisses de cette transition administrative réussie.
Nous sommes une grande équipe composée de neuf médecins associés, de plusieurs collaborateurs médicaux et d’une cinquantaine de salariés. En quatre ans, nous avons doublé notre effectif. Il nous fallait une solution à la hauteur de cette croissance rapide.
En amont de Zeendoc, c’était essentiellement de l’archivage papier et du recopiage d’informations sur Excel. Nous avions un classeur pour chaque salarié avec tousles documents RH : contrats, avenants, arrêts de travail, etc. Tout était très manuel, et ça ne suivait plus le rythme.
salariés au sein du centre ophtalmologique
centres : l’Union, Auch et Lavaur
La réponse d’Afelya face à ce besoin
Face à des processus documentaires fragmentés et peu adaptés à la croissance de la structure, le Centre Ophtalmologique de l’Union avait besoin d’une solution à la fois fiable, personnalisable et simple à prendre en main. C’est dans ce contexte qu’Afelya a recommandé et intégré la solution Zeendoc, en tenant compte des spécificités du secteur médical.
🎯 Deux axes prioritaires ont été identifiés :
- La centralisation des documents fournisseurs (devis, factures, bons de livraison..)
- La digitalisation de la gestion RH, auparavant gérée sur papier et Excel
🗂️ Deux classeurs numériques ont été mis en place : un pour les documents comptables avec circuits de validation, un autre pour les RH, organisé par salarié avec partage sécurisé vers le cabinet social et les employés.
Zeendoc est devenu un outil central et collaboratif que je partage avec plusieurs médecins. Il permet de consulter les documents en temps réel, de retrouver un historique, d’assurer une vraie traçabilité […]. Il s’est parfaitement intégré dans notre quotidien, que ce soit pour moi, notre assistante ou même certains médecins. C’est un outil qui a su évoluer avec la structure.
Il y a eu un vrai travail de personnalisation commerciale. Johan a su adapter la
solution à notre fonctionnement. Le prix est cohérent pour l’usage qu’on en a — surtout avec un support aussi réactif […] Quand on a une question, le technicien connaît parfaitement le paramétrage à effectuer. Et quand ce n’est pas le cas, il sait à qui s’adresser. On obtient des réponses rapides, pertinentes, sans perdre de temps.
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