L’acronyme GED signifie gestion électronique des documents. C’est un système de plus en plus présent dans les entreprises qui cherchent à dématérialiser leur processus documentaire et leur gestion administrative. Attardons nous sur la définition d’une GED, ses caractéristiques et les domaines pratiques de son utilisation par les collaborateurs. Analysons également les étapes d’un processus GED en entreprise et passons en revue ses différents atouts.
Le concept de GED pour une entreprise
Un système de GED ne se limite pas au stockage d’un document sur le cloud. Ce type de logiciel propose plusieurs étapes de traitement des informations, qu’elles soient générées au format papier ou de façon numérique.
La gestion électronique des documents vise donc à accompagner les utilisateurs d’un document dans l’entreprise, de sa collecte ou de sa création jusqu’à son archivage, et sous une forme dématérialisée. Le processus de GED met en œuvre diverses techniques et s’associe à d’autres outils afin de compléter les services de dématérialisation.
Caractéristiques classiques d’une gestion électronique de documents dans les entreprises
Les solutions de GED interviennent dès la création d’un document ou dès son arrivée dans l’entreprise, en provenance d’un fournisseur ou d’un client notamment. Aux fonctionnalités liées à la collecte d’information, s’ajoutent celles de tri et de classement. En effet, les systèmes de gestion électronique remplacent le travail d’archivage manuel et de recherche dans des armoires ou classeurs, des documents sous une forme papier.
En outre, les logiciels de GED offrent aussi des facultés de rapprochement, de contrôle et de validation des documents sous une forme numérique. En ce sens, ils évitent de devoir imprimer, annoter manuellement, photocopier, etc., chaque facture ou bon de livraison par exemple. C’est aussi une des caractéristiques majeures de la GED : les collaborateurs autorisés accèdent à l’information et aux traitements opérés à un seul endroit sur le cloud et de partout.
Les services susceptibles d’utiliser la GED dans une entreprise
Vu la variété des tâches envisageables avec la gestion électronique des documents, toute l’entreprise peut utiliser ce système. Chaque service y trouve des atouts pour l’organisation de ses activités. Dès lors que plusieurs personnes doivent intervenir sur le même document, la GED devient la solution à privilégier. De plus, un tel projet de déploiement dépasse parfois l’échelon de l’entreprise. Ainsi, les salariés, clients et fournisseurs peuvent y être associés.
Voici des domaines particulièrement adaptés pour la mise en place d’une gestion électronique des documents :
- Cycle des ventes, de la commande client à l’émission des factures, y compris l’automatisation de leur comptabilisation ;
- Les processus achats, de la commande au bon à payer, ainsi que les statuts de factures requis pour la facturation électronique obligatoire entre entreprises ;
- Les ressources humaines, pour les documents comme les contrats de travail, les bulletins de salaire et les notes de frais notamment.
Zeendoc : bien plus qu’une simple GED
En plus d’offrir une gestion électronique des documents (GED) de pointe, Zeendoc va au-delà des attentes traditionnelles en proposant une solution intégrée qui s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Avec ses connecteurs ERP, Zeendoc établit des ponts essentiels entre la gestion documentaire et les systèmes de gestion d’entreprise, permettant une synchronisation fluide des données et une automatisation accrue des processus métier. Cette intégration transparente avec les systèmes ERP existants garantit une cohérence et une efficacité opérationnelle maximales.
De plus, Zeendoc se distingue par sa capacité à être entièrement personnalisable, offrant ainsi une expérience sur mesure à ses utilisateurs. Des workflows adaptés aux besoins spécifiques de chaque département aux permissions granulaires permettant un contrôle précis de l’accès aux documents, Zeendoc s’adapte à la structure et aux exigences de chaque organisation.
Les étapes du traitement documentaire avec Zeendoc
Reprenons les fonctionnalités d’une solution GED étape par étape pour bien comprendre dans la pratique comment cela se déroule. Nous illustrons notre propos avec la gestion électronique de documents Zeendoc.
La collecte des documents en vue d’une gestion numérique
Après la collecte, le processus de GED automatise le classement des données selon des règles d’indexation précises. L’objectif est de :
- Retrouver rapidement tout document numérique ou numérisé grâce à des mots-clés.
- Tracer chaque traitement effectué par les utilisateurs.
Mise en place du classement et de l’indexation automatiques des documents et fichiers
Une fois le contenu documentaire collecté, le processus de GED consiste à automatiser le classement des données, selon des règles d’indexation précises définies au préalable. L’objectif reste de pouvoir :
- Retrouver en quelques clics tout document numérique ou numérisé sur la plateforme de stockage, grâce à des mots-clés ;
- Exploiter et tracer chaque traitement opéré par les utilisateurs de l’entreprise.
Conservation et stockage des documents dans la solution GED
Cette étape est cruciale. La conservation des fichiers électroniques doit être sécurisée pour se passer de l’archivage papier. Les archives doivent rester accessibles et garanties pendant la durée légale. Les logiciels de GED assurent l’intégrité du document, empêchant toute falsification.
Zeendoc place la sécurité au cœur de son fonctionnement avec un chiffrage des données selon le protocole AES ou la norme ISO/IEC 18033-3. Une empreinte numérique vérifie périodiquement l’intégrité du document. Chaque client dispose d’une clé cryptée par un mot de passe unique. Nous assurons des sauvegardes redondantes sur des serveurs en France, distants géographiquement.
Partage et diffusion de l’information documentaire électronique auprès des collaborateurs autorisés
Les documents sont mis à disposition des utilisateurs sous forme numérique. Le management définit les droits d’accès pour consultation, modification, impression, etc., garantissant que chaque poste accède uniquement au contenu nécessaire, assurant la confidentialité des informations.
Zeendoc aide les entreprises à définir leurs besoins et à identifier des solutions clé en main pour piloter les activités. Nous bâtissons des workflows adaptés aux métiers, permettant des rapprochements automatiques des données et la validation des documents dématérialisés.
Nous proposons également des solutions techniques pour transmettre les informations hors de l’entreprise. Par exemple, nous intégrons vos factures de vente au secteur public via Chorus Pro grâce à notre connecteur. En tant qu’opérateur de dématérialisation (OD), nous vous accompagnerons pour le portail public de facturation (PPF) entre entreprises privées.
Gestion électronique de documents professionnels : les avantages à connaitre
Les solutions qui gèrent les documents de l’entreprise sous une forme électronique apportent de nombreuses fonctionnalités qui vont au-delà du scan et de l’archivage. Ces outils proposent désormais des systèmes complets de dématérialisation.
Un accès sécurisé et facilité aux informations et fichiers pour les utilisateurs
Avec une gestion électronique de la documentation professionnelle, l’entreprise donne accès à chacun au même document stocké en un seul endroit, et de partout. En outre, les outils GED s’utilisent tant sur un ordinateur que sur un téléphone. C’est un réel gain de temps pour les salariés et aussi pour le management. Ils ne perdent plus d’énergie dans la recherche du bon document.
Tous les utilisateurs disposent des données liées au traitement d’une facture ou d’un bon de livraison, grâce à une traçabilité parfaite des actions réalisées au sein d’un dossier fournisseur. Le management peut même définir des alertes et rappels quand les délais sont dépassés ou lorsque certains collaborateurs doivent réaliser une action.
Une meilleure sécurisation des données grâce à un archivage en toute sécurité
Du fait des technologies utilisées par les systèmes de GED, l’entreprise bénéficie d’une sécurisation plus forte de toute la documentation. Elle ne risque plus, comme avec le papier, de perdre des documents du fait :
- De leur circulation physique entre les services, en vue de leur exploitation ;
- D’un mauvais classement ;
- D’un dégât des eaux ou d’un incendie des locaux d’archivage ;
- D’un vol de documents.
La gestion documentaire électronique s’effectue généralement sur le cloud avec un logiciel en mode SaaS (Software as a Service). Les sociétés de logiciels Saas sont spécialisées dans ces processus sécurisés. Elles apportent donc un niveau de service optimal sous forme d’abonnement. Ce système SaaS garantit de bénéficier automatiquement des mises à jour et évolutions du logiciel.
La GED, un outil qui favorise le travail collaboratif et accélère les processus administratifs
Les documents gérés de façon électronique avec un logiciel GED sont accessibles de tous et de n’importe où. Les collaborateurs interagissent plus rapidement. Ils travaillent tous sur le même support issu de la dématérialisation, y compris pour commenter, valider, etc. Ce type de logiciel permet aussi de structurer les tâches dans des workflows personnalisés avec des notifications et rappels des actions à effectuer. C’est une organisation qui favorise la collaboration et les échanges, même à distance.
Une solution zéro papier pour un gain de temps et d’argent grâce à ses fonctionnalités
Parmi ses nombreux avantages, la gestion électronique de documents fait notamment gagner de l’argent. Dès la mise en place de la GED, des économies financières sont mesurables à plusieurs niveaux :
- Accélération de la circulation de l’information et des traitements, ce qui génère une meilleure productivité ;
- Amélioration de la performance globale et de la gestion de la trésorerie ;
- Réduction de la capacité physique nécessaire pour l’archivage de la documentation ;
- Économies financières par rapport au traitement papier des documents (coût du papier, édition, publipostage, etc.).
Conclusion
La dématérialisation des documents simplifie grandement la gestion de l’information dans l’entreprise. En adoptant un outil GED, vous initiez la transformation digitale de votre organisation. Vous apportez aussi aux collaborateurs des services et fonctionnalités modernes. L’arrivée de la facture électronique obligatoire devrait contribuer à accélérer cette évolution technologique.