La facturation électronique va devenir une obligation pour toutes les entreprises en France d’ici 2026. Cette réforme vise à moderniser les échanges commerciaux, renforcer la lutte contre la fraude fiscale et simplifier la gestion administrative. Pourtant, de nombreuses entreprises ne sont pas encore prêtes pour cette transition.
Quels sont les changements prévus ? Comment s’y préparer sans risque de non-conformité ? Cet article vous donne toutes les clés pour anticiper sereinement cette évolution.
Calendrier et obligations légales
Le passage obligatoire à la facturation électronique se fait progressivement. Voici les dates à retenir :
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1er septembre 2026 : Obligation pour toutes les entreprises de pouvoir réceptionner des factures dématérialisées. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également émettre des factures électroniques.
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1er septembre 2027 : Obligation pour les TPE, PME et micro-entreprises d’émettre leurs factures au format électronique et de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale. Les ETI, grandes entreprises et très grandes entreprises devront également transmettre ces données.
L’ensemble des transactions entre entreprises soumises à la TVA devra passer par un format dématérialisé et une plateforme certifiée par l’administration fiscale (Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou le Portail Public de Facturation – PPF).
Les principaux avantages de la facturation éléctonique
Au-delà de l’obligation, ce changement apporte déjà des bénéfices complets aux structures utilisant une solution de GED :
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Moins d’erreurs et de fraudes : Les factures électroniques réduisent les risques de perte, de doublons ou de falsification. La transmission automatisée garantit l’authenticité et l’intégrité des documents.
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Traitement plus rapide : L’automatisation des flux de facturation permet d’accélérer le cycle de paiement, améliorant ainsi la trésorerie des entreprises.
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Réduction des coûts : Moins de papier signifie également moins de stockage physique, moins d’archivage manuel et une diminution des coûts administratifs.
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Suivi en temps réel : L’adoption d’une GED telle que Zeendoc, partenaire d’Afelya, offre une visibilité complète sur l’ensemble du cycle de facturation, avec un accès immédiat aux informations clés.
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Conformité assurée : Les solutions de facturation électronique permettent de respecter les exigences réglementaires et d’éviter les sanctions en cas de non-conformité.
Comment s’y préparer ?
Avant de vous engager dans cette transition, il est essentiel d’étudier plusieurs aspects clés pour garantir une mise en conformité fluide et efficace.
Analyser vos processus actuels : Identifiez vos flux de facturation existants, les formats utilisés et les interactions avec vos clients et fournisseurs. Cet état des lieux vous aidera à évaluer les adaptations nécessaires.
Choisir la bonne plateforme de facturation électronique : Toutes les entreprises devront passer par une plateforme certifiée pour émettre et recevoir leurs factures électroniques. Zeendoc, partenaire d’Afelya, est une solution GED performante qui garantit conformité et automatisation des flux.
Vérifier l’intégration avec vos outils : La solution choisie doit être compatible avec votre ERP, votre logiciel de comptabilité et vos autres outils de gestion.
Se renseigner sur les obligations légales spécifiques à votre entreprise : Certaines activités peuvent avoir des contraintes spécifiques en matière de facturation. Il est important de s’informer pour anticiper les ajustements nécessaires.
Former vos équipes : La transition vers la facturation électronique implique un changement dans les habitudes de travail. Sensibilisez vos collaborateurs aux nouveaux outils et aux bonnes pratiques.
Tester en amont : Avant l’échéance réglementaire, réalisez des tests pour vérifier que tout fonctionne correctement et ajustez les éventuels points bloquants.
En intégrant une solution comme Zeendoc et en vous faisant accompagner par Afelya, vous optimisez la transition et assurez la conformité de votre entreprise.
La GED : pourquoi attendre demain pour gagner en simplicité ?
La GED (Gestion électronique de documents) joue un rôle clé dans la mise en place de la facturation électronique. Son adoption présente plusieurs avantages :
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Un stockage sécurisé et conforme : Les factures sont archivées numériquement avec des garanties de conservation et de traçabilité conformes aux exigences légales.
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Un accès rapide aux documents : Les outils de GED permettent de rechercher et retrouver une facture en quelques secondes grâce à un classement automatisé et des indexations intelligentes.
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Une intégration fluide avec les plateformes officielles : Une GED comme Zeendoc simplifie l’envoi et la réception des factures en les transmettant directement aux plateformes de dématérialisation partenaires et au Portail Public de Facturation (PPF).
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Automatisation du traitement : Les factures électroniques sont reconnues, validées et intégrées automatiquement aux systèmes comptables, réduisant ainsi les interventions humaines et les erreurs.
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Suivi et reporting avancés : Les entreprises peuvent suivre leurs factures en temps réel et générer des rapports pour une meilleure gestion financière.
Avec Zeendoc et l’accompagnement d’Afelya, les entreprises disposent d’une solution intuitive et adaptée aux obligations légales, garantissant une transition fluide vers la facturation électronique.
Conclusion
La facturation électronique devient la norme et s’impose progressivement à toutes les entreprises. L’anticipation est la clé pour éviter les erreurs et tirer parti des avantages qu’offre cette transformation. L’utilisation d’une GED facilite cette transition et optimise la gestion documentaire.
Afelya accompagne les entreprises dans la mise en place de solutions adaptées. Contactez-nous pour en savoir plus et assurer une transition en toute sérénité !