À l’ère du numérique, archiver ses documents électroniquement est devenu incontournable. Fini les armoires débordantes de papiers et les recherches interminables ! Mais au-delà du confort, il y a aussi des obligations légales à respecter.
Alors, comment s’y prendre pour assurer un archivage conforme, sécurisé et efficace ? On vous explique tout, avec des conseils pratiques et des solutions adaptées à votre entreprise.
Les obligations légales en matière d’archivage éléctronique
L’archivage électronique, ce n’est pas juste une question d’organisation, c’est aussi une obligation réglementaire. Voici ce qu’il faut savoir :
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Norme NF Z42-013 : Elle garantit que vos documents archivés restent intacts et accessibles dans le temps.
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Règlement eIDAS : Il encadre la fiabilité des signatures électroniques et l’authentification des documents numériques en Europe.
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Code du commerce et Code général des impôts : Selon le type de document, la durée de conservation peut aller de 3 à 10 ans.
Bref, un bon archivage, c’est aussi éviter les ennuis en cas de contrôle !
Pourquoi intégrer une solution d’archivage éléctronique ?
Adopter une solution d’archivage numérique, ce n’est pas juste suivre la réglementation. C’est aussi un vrai coup de boost pour votre entreprise !
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Sécurité renforcée : Plus de risques de perte, d’accès non autorisé ou de documents abîmés.
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Gain de place et économies : Moins de papier, moins d’espace de stockage, moins de coûts !
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Accessibilité immédiate : Retrouvez n’importe quel document en quelques clics.
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Conformité assurée : Vous êtes tranquille en cas d’audit ou de contrôle fiscal.
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Suivi et traçabilité : Vous savez qui a consulté quoi et quand.
Avec une solution comme Zeendoc, partenaire d’Afelya, vous facilitez la gestion de vos archives tout en respectant la réglementation.
Comment mettre en place une solution d’archivage électronique efficace ?
Avant de vous engager dans cette transition, il est essentiel d’étudier plusieurs aspects clés pour garantir une mise en conformité fluide et efficace.
Analyser vos processus actuels : Identifiez vos flux de facturation existants, les formats utilisés et les interactions avec vos clients et fournisseurs. Cet état des lieux vous aidera à évaluer les adaptations nécessaires.
Choisir la bonne plateforme de facturation électronique : Toutes les entreprises devront passer par une plateforme certifiée pour émettre et recevoir leurs factures électroniques. Zeendoc, partenaire d’Afelya, est une solution GED performante qui garantit conformité et automatisation des flux.
Vérifier l’intégration avec vos outils : La solution choisie doit être compatible avec votre ERP, votre logiciel de comptabilité et vos autres outils de gestion.
Se renseigner sur les obligations légales spécifiques à votre entreprise : Certaines activités peuvent avoir des contraintes spécifiques en matière de facturation. Il est important de s’informer pour anticiper les ajustements nécessaires.
Former vos équipes : La transition vers la facturation électronique implique un changement dans les habitudes de travail. Sensibilisez vos collaborateurs aux nouveaux outils et aux bonnes pratiques.
Tester en amont : Avant l’échéance réglementaire, réalisez des tests pour vérifier que tout fonctionne correctement et ajustez les éventuels points bloquants.
En intégrant une solution comme Zeendoc et en vous faisant accompagner par Afelya, vous optimisez la transition et assurez la conformité de votre entreprise.
L’apport d’une solution de GED pour un archivage optimisé
La GED (Gestion Électronique de Documents) est un vrai atout pour structurer et sécuriser vos archives :
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Classement intelligent : Finis les documents égarés, tout est organisé automatiquement.
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Recherche ultra-rapide : Retrouver une facture ou un contrat en quelques secondes, c’est possible !
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Sécurisation des accès : Chaque utilisateur dispose de droits adaptés à son rôle.
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Interopérabilité avec vos outils : Une GED comme Zeendoc se connecte à vos logiciels métiers pour une gestion fluide.
Avec Zeendoc et l’expertise d’Afelya, vous assurez une gestion documentaire simple, efficace et conforme aux exigences légales.
Conclusion
L’archivage électronique, ce n’est pas juste une contrainte administrative, c’est une véritable opportunité d’optimiser votre gestion documentaire. En adoptant la bonne solution et en anticipant vos obligations, vous gagnez en efficacité et en sérénité.
Afelya vous accompagne pour mettre en place un archivage numérique performant et conforme. Besoin d’un coup de main ? Contactez nous et faites le choix de la tranquillité !