Avec l’essor du télétravail, il devient essentiel de trouver des outils efficaces pour gérer nos documents et nos informations. Les solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) sont devenues indispensables pour faciliter le partage d’informations et garantir une productivité optimale. Dans cet article, nous allons explorer les meilleures pratiques pour utiliser la GED en télétravail, en mettant en avant les avantages et les fonctionnalités de Zeendoc, notre solution partenaire de dématérialisation.
Gestion des transactions professionnelles
Utiliser une GED sécurisée et hébergée dans le cloud, comme Zeendoc, permet de gérer efficacement les flux documentaires entrants et sortants pour divers dossiers. Cela facilite grandement les relations et transactions professionnelles à distance.
Avec Zeendoc, nous pouvons gérer les dossiers clients de manière fluide. La réconciliation des devis, des commandes et des factures devient un jeu d’enfant grâce à l’intégration automatique des documents et au suivi des paiements. L’envoi de factures électroniques est simplifié, tout comme la signature électronique de contrats commerciaux. Zeendoc permet également de programmer des rappels pour les échéances de contrats, garantissant aucun oubli.
La gestion des dossiers fournisseurs est également optimisée avec Zeendoc. Nous pouvons déposer ou collecter automatiquement les factures, et recevoir des alertes sur les échéances à venir. Cette automatisation aide à la prise de décision en nous fournissant des informations précises et à jour. La liaison des bons de commande et des bons de livraison permet de vérifier les prix et les quantités, assurant ainsi une gestion transparente et efficace des relations avec nos fournisseurs.
Zeendoc offre également des solutions pour les dossiers des ressources humaines. La signature électronique des contrats de travail, le dépôt et le circuit de validation des notes de frais sont simplifiés. Nous pouvons également gérer les formulaires de demandes de congés, d’arrêts de travail ou de formation, et assurer la complétude des dossiers des salariés. Zeendoc facilite également les entretiens annuels d’évaluation (EAE) en centralisant toutes les informations pertinentes.
Tous ces dossiers sont gérés dans une base documentaire unique, permettant de lier et recouper les documents de manière efficace. Zeendoc est équipé d’un moteur de recherche puissant qui s’appuie sur une capture intelligente des documents, rendant l’accès à l’information rapide et précis.
Simplifier le partage d’informations
En télétravail, le partage d’informations peut devenir un véritable casse-tête. Avec une solution de GED comme Zeendoc, simplifiez ce processus de manière significative. Zeendoc permet de centraliser tous nos documents en un seul endroit, accessible à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Fini les fichiers éparpillés dans différentes messageries ou sur des disques durs locaux. En quelques clics, vous pouvez partager un document avec vos collègues sans risquer de perdre des informations importantes.
Par exemple, imaginez que nous devez collaborer sur un rapport financier avec plusieurs membres de vos équipe. Avec Zeendoc, chacun peut accéder au document en temps réel, ajouter des commentaires et effectuer des modifications, tout en suivant l’historique des versions. Cela évite les allers-retours interminables par email et assure que tout le monde travaille sur la version la plus récente du document.
Améliorer la recherche d’information
vvLa recherche d’informations est un autre défi majeur en télétravail. Qui n’a jamais passé de longues minutes, voire des heures, à chercher un document spécifique sans succès ? Grâce à Zeendoc, cette situation appartient au passé. Zeendoc utilise des technologies avancées de reconnaissance de caractères (OCR) pour indexer automatiquement tous les documents et rendre leur contenu facilement accessible via une simple recherche.
Par exemple, si vous avez besoin de retrouver une facture précise parmi des centaines de documents, il vous suffit de taper quelques mots-clés dans la barre de recherche de Zeendoc pour obtenir instantanément le document souhaité. Ce gain de temps est précieux et vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Garantir la sécurité des données
La sécurité des données est une préoccupation majeure, surtout en télétravail. Nous voulons nous assurer que nos informations sensibles sont protégées contre les accès non autorisés et les cyberattaques. Zeendoc prend cette question très au sérieux et met en place des mesures de sécurité robustes pour garantir la confidentialité et l’intégrité de nos données.
Tous les documents stockés dans Zeendoc sont chiffrés, et l’accès à la plateforme est sécurisé par une authentification forte. De plus, Zeendoc offre des fonctionnalités de gestion des droits d’accès, permettant de contrôler qui peut voir et modifier chaque document. Ainsi, nous pouvons travailler en toute sérénité, sachant que nos données sont protégées.
Faciliter la collaboration à distance
La collaboration à distance peut être complexe, mais avec les bons outils, elle devient beaucoup plus fluide. Zeendoc intègre des fonctionnalités de collaboration avancées qui permettent de travailler ensemble de manière efficace, même à distance. Par exemple, nous pouvons créer des espaces de travail partagés où chaque membre de l’équipe peut déposer et consulter des documents en temps réel.
De plus, Zeendoc permet de configurer des workflows de validation pour automatiser certains processus. Par exemple, vous pouvez définir un workflow pour valider automatiquement les factures entrantes, en assignant des tâches spécifiques à chaque membre de l’équipe. Cela permet de réduire les délais de traitement et d’assurer que chaque étape du processus est bien respectée.
Intégration avec d’autres outils de travail
L’un des grands avantages de Zeendoc est sa capacité à s’intégrer avec d’autres outils que vous utilisez déjà au quotidien. Que ce soit votre logiciel de comptabilité, votre CRM ou votre outil de gestion de projet, Zeendoc s’intègre facilement avec ces systèmes existants. Cela permet de centraliser toutes vos informations et d’éviter les doubles saisies.
Par exemple, si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour gérer vos factures, Zeendoc peut automatiquement importer ces factures et les classer dans la bonne catégorie. De même, si vous utilisez un CRM pour suivre vos clients, Zeendoc peut synchroniser les documents liés à chaque client, rendant l’accès aux informations plus rapide et plus facile.
Conclusion : un atout incontournable pour le télétravail
En conclusion, utiliser une solution de GED comme Zeendoc en télétravail offre de nombreux avantages. Que ce soit pour simplifier le partage d’informations, améliorer la recherche de documents, garantir la sécurité des données ou faciliter la collaboration à distance, Zeendoc s’intègre parfaitement dans nos processus de travail. En adoptant les meilleures pratiques que nous avons évoquées, vous pouvez tirer pleinement parti de cette solution et travailler de manière plus efficace, même à distance.
Si vous cherchez à optimiser votre télétravail et à garantir une gestion documentaire fluide et sécurisée, Zeendoc est un choix judicieux. Alors, n’attendez plus, et découvrez comment cette solution peut transformer votre manière de travailler, tout en vous offrant une tranquillité d’esprit inégalée.