Bienvenue dans notre exploration des étapes clés pour déployer efficacement une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) au sein de votre structure. Chez Afelya, nous comprenons l’importance de ce processus, et nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape du chemin.
1. Échanges sur vos besoins en gestion documentaire
Lors de nos échanges initiaux, nous chercherons à recueillir des informations cruciales pour comprendre vos besoins spécifiques. Il s’agit notamment de :
- Quantité et nature des documents à gérer par le futur logiciel de GED (factures, notes de frais, bulletins de paie, documents métiers, courriers, contrats clients, contrats de travail, etc.).
- Stockage de documents (numérisation de documents, documents natifs numériques).
- Classement et indexation des fichiers numériques (recherche documentaire, etc.).
- Automatisation des processus, workflow documentaire de validation.
- Gestion des documents (gestion des droits d’accès et de modification, suivi, échanges entre utilisateurs).
- Signature électronique.
- Archivage électronique.
2. Rédaction du cahier des charges du projet GED
Une fois que nous aurons une vision claire de vos besoins, nos équipes expertes travailleront avec vous pour rédiger le cahier des charges du projet GED. C’est le document qui jettera les bases de notre collaboration, garantissant que chaque détail est pris en compte pour le succès de votre projet.
3. Identification de la solution GED adaptée à votre structure
Nous prenons en charge l’identification de la solution GED qui répondra parfaitement à vos exigences. Parmi les critères essentiels que nous évaluons :
- Sécurité des données.
- Intégration avec les systèmes existants.
- Personnalisation selon vos spécificités.
- Évolutivité pour accompagner votre croissance.
- Facilité d’utilisation.
- Fonctionnalités de recherche avancées.
- Support technique et assistance.
4. Présentation & déploiement de la solution GED
Une fois la solution GED choisie, nous vous guiderons à travers sa présentation et son déploiement. Cette étape marque le début d’une gestion documentaire plus efficace au sein de votre structure, avec des avantages tangibles dès le départ.
5. Formation & sensibilisation des collaborateurs
Nos équipes participent activement à la conduite du changement en assurant la formation et la sensibilisation de vos collaborateurs. Mettant en avant les bénéfices concrets que la GED peut apporter à chacun, nous nous assurons que l’adoption de cette nouvelle technologie se fasse en douceur.
En résumé, la mise en place d’une GED est un processus méthodique et personnalisé. Chez Afelya, nous sommes là pour vous guider à chaque étape, afin de vous offrir une solution GED parfaitement adaptée à vos besoins spécifiques.