Avec l’essor de la transformation digitale, de plus en plus d’entreprises adoptent des outils numériques pour simplifier leurs processus internes. Parmi ces outils, les formulaires en ligne jouent un rôle essentiel dans la gestion électronique des documents (GED). Ils permettent de recueillir et d’organiser efficacement des informations tout en automatisant des tâches chronophages. Dans cet article, nous allons explorer les usages des formulaires en ligne et les avantages qu’ils apportent aux entreprises, en mettant l’accent sur leur utilité dans un contexte professionnel.
Les principaux avantages des formulaires en ligne
- Automatisation et gain de temps : Les formulaires en ligne accélèrent la collecte des données et limitent les erreurs humaines en automatisant les tâches manuelles.
- Amélioration de la collaboration : Ils centralisent les informations, facilitent l’accès aux documents partagés et fluidifient les échanges entre services.
- Réduction des coûts : La dématérialisation réduit la consommation de papier, d’encre et les frais de gestion physique des documents.
- Conformité et sécurité : Les formulaires garantissent une gestion rigoureuse des données, avec des niveaux de sécurité élevés et une conformité renforcée aux réglementations.
Les « plus » de la solution Zeendoc Forms
Génération automatique de rapport
Zeendoc Forms offre une fonctionnalité puissante et flexible de génération automatique de rapports, simplifiant ainsi la gestion et l’exploitation des données collectées via des formulaires. Voici les principaux avantages de cette fonctionnalité :
1- Automatisation complète : Après chaque soumission de formulaire, un ou plusieurs rapports peuvent être générés de manière automatique, permettant un gain de temps considérable dans le traitement des données.
2- Rapports personnalisables : Ces rapports peuvent être adaptés en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Ils peuvent inclure tout ou partie des informations saisies dans le formulaire, offrant ainsi une grande flexibilité dans l’exploitation des données.
3- Formats variés selon les usages : Zeendoc Forms permet de créer des rapports sous différentes formes, en fonction de leur utilisation :
- Synthèse d’intervention technique
- Confirmation de réservation
- Résultats d’un questionnaire de satisfaction
- Et bien plus encore
4- Amélioration de la productivité : Grâce à cette génération automatique, les utilisateurs peuvent rapidement obtenir des documents prêts à l’usage, adaptés à différents contextes professionnels, comme par exemple des comptes rendus techniques, des validations de réservation, ou encore des évaluations de la qualité de service.
Des fonctionalités avancés
– Recherche dynamique de nom, prénom, numéro de téléphone,
– Editeur de données géographiques,
– Liste déroulante, case à cocher,
– Notation, curseur, barre à cocher,
– Insertion de photo, vidéo, génération de QR Code…
– Création d’un ou plusieurs rapports automatiques conditionnels
…
Quelles différences avec des outils tels que GoogleForm ou Typeform ?
Quand on parle de formulaires en ligne, Google Forms et Typeform sont souvent les premiers à venir en tête. Ils sont simples et rapides pour créer des sondages ou des questionnaires. Mais quand il s’agit de gestion documentaire et d’automatisation des processus, ZeendocForm apporte des fonctionnalités bien différentes. Voici les deux principales différences :
📂 Une intégration complète dans la gestion documentaire
Contrairement à Google Forms et Typeform, qui se concentrent sur la création de formulaires isolés, ZeendocForm fait partie d’un écosystème de gestion documentaire complet. Les données collectées par ZeendocForm ne sont pas simplement des réponses stockées dans une feuille de calcul, mais elles sont directement intégrées dans un flux documentaire. Cela permet de :
- Centraliser les documents et données collectées.
- Les associer automatiquement à des dossiers clients, factures, contrats, etc.
- Faciliter la recherche ultérieure et l’automatisation des tâches administratives (tri, archivage, etc.).
🔄 Automatisation et dématérialisation des processus
Alors que Google Forms et Typeform se limitent à la collecte de données, ZeendocForm va beaucoup plus loin. Il est conçu pour automatiser les processus métiers en transformant les données en actions. Par exemple, un formulaire rempli peut :
- Déclencher une validation automatique d’un document.
- Lancer un workflow de traitement (paiement, approbation, archivage).
- Créer un document numérique qui sera ensuite utilisé dans un flux automatisé.
En d’autres termes, ZeendocForm est intégré dans un processus complet de dématérialisation des documents que Google Forms ou Typeform ne peuvent pas offrir.
Formulaire Zeendoc Forms, quels usages en entreprise ?
