Lors de nos échanges avec les structures que l’on rencontre, une question revient régulièrement : quels sont les avantages concrets d’une solution de GED par rapport à des outils gratuits tels que Dropbox, Google Drive ou Excel ? Cette interrogation récurrente nous amène à explorer en profondeur les différences fondamentales entre ces options.
Solutions de GED et outils gratuits : quelles différences ?
Sécurité renforcée
Contrairement à des outils tels que Google Drive et Dropbox, souvent sujets à des vulnérabilités, une solution de GED propose des niveaux de sécurité plus élevés avec un chiffrement avancé, une gestion fine des droits d’accès et une authentification multi-facteurs. Vous évitez ainsi les risques potentiels liés à la confidentialité des données.
Gestion centralisée vs. dispersion des données
Même si certaines plateformes gratuites sont efficaces pour le stockage, elles manquent d’une capacité de gestion centralisée que peut offrir une solution de GED. Cette dernière permet une organisation structurée, facilitant la recherche, la récupération et la gestion des documents, contrairement à la dispersion souvent constatée avec ces outils gratuits.
Traçabilité et historique vs. modifications non traçables
Les outils gratuits ne fournissent qu’une visibilité limitée sur les modifications apportées aux documents. Avec une GED, chaque modification est enregistrée, offrant une traçabilité complète. Cela est crucial pour la conformité réglementaire et la prévention des pertes d’informations importantes.
Automatisation des processus vs. workflows limités
Nous observons bien souvent un manque de fonctionnalités d’automatisation des processus sur des plateformes gratuites, contrairement à une solution de GED. Cette dernière permet la définition de workflows personnalisés, facilitant la rationalisation des validations et l’accélération des décisions au sein de l’entreprise.
Intégration avec d’autres outils vs. isolement
Une solution de GED s’intègre facilement avec d’autres applications et logiciels métier, favorisant la cohérence des processus. Les plateformes de stockages de documents basique, bien que polyvalentes, peuvent souvent isoler les données, entraînant des inefficacités dans la gestion globale de l’information.
Support technique et formation vs. autonomie limitée
Opter pour une GED signifie bénéficier d’un support technique dédié et de programmes de formation. Ce niveau de soutien est rarement offert par Google Drive, Excel ou Dropbox, où les utilisateurs peuvent se retrouver limités dans l’autonomie d’utilisation et la résolution de problèmes.
Les solutions partenaires d’Afelya face aux plateformes gratuites
Entrons maintenant dans les détails concrets en comparant des solutions que nous préconisons, comme Zeendoc ou Eukles, avec des outils gratuits tels que Dropbox ou Google Drive. Vous pourrez ainsi constater directement les distinctions essentielles qui peuvent influencer votre choix en matière de gestion électronique de documents.
Quoi de plus chez Zeendoc ?
Partageons deux exemples d’usages et fonctionnalités importantes qu’offrent Zeendoc et que ne permettent pas les plateformes gratuites.
1- Mise en place de circuit de validation
Un circuit de validation est un ensemble structuré d’étapes préétablies qu’un document ou un processus traverse au sein d’une organisation. Ce circuit vise à garantir l’approbation, la validation, ou la signature des différentes parties prenantes, conformément aux politiques et procédures définies. La mise en place d’un circuit de validation au sein d’une solution de GED offre plusieurs bénéfices significatifs :
- Optimisation du flux de travail
- Réduction des erreurs et des retards
- Traçabilité et visibilité
- Conformité réglementaire
- Renforcement de la sécurité
- Amélioration de la collaboration
La mise en place d’un système de solution GED apporte ainsi des avantages considérables en termes d’efficacité opérationnelle, de conformité, de sécurité et de collaboration.
2- Système de reconnaissance optique de caractère
Le système de reconnaissance optique de caractères (OCR) intégré à Zeendoc représente une avancée majeure dans la gestion électronique de documents. Grâce à cette fonctionnalité, Zeendoc a la capacité de parcourir et d’analyser l’intégralité d’un document, qu’il s’agisse de textes imprimés ou manuscrits. Cette technologie permet non seulement de classer automatiquement le document dans le classeur approprié, mais surtout, elle offre un gain de temps considérable. Imaginez pouvoir extraire rapidement des informations spécifiques d’un document volumineux sans avoir à le parcourir manuellement. La recherche, la modification, et le traitement automatisé de ces données deviennent ainsi des tâches fluides et efficaces.
Quoi de plus chez Eukles ?
1- Sécurité liée à l’hébergement des données
La question cruciale de la sécurité des données devient de plus en plus préoccupante dans notre ère numérique. Lorsqu’il s’agit d’héberger des documents, la localisation du serveur joue un rôle essentiel dans la conformité aux réglementations de protection des données. Les outils gratuits tels que Google Drive, Dropbox, et Excel ont souvent recours à des serveurs situés en dehors de la France, ne respectant pas pleinement les réglementations RGPD européennes. De plus, en cas de coupure de service, l’accès aux documents peut devenir un véritable casse-tête.
En revanche, des solutions telles qu’Eukles et Zeendoc, partenaires d’Afelya, prennent une approche différente en matière de sécurité. En choisissant l’hébergement en France, ces solutions se plient à la loi de réversibilité, obligeant l’hébergeur à restituer l’intégralité des documents et informations aux entreprises, et ce, de manière non cryptée et sans contrepartie financière en cas de demande de l’entreprise. Cette localisation stratégique assure une conformité totale aux normes RGPD européennes, offrant ainsi une tranquillité d’esprit quant à la sécurité des données sensibles. Dans un monde où la protection des informations est cruciale, opter pour une solution hébergée en France devient un choix judicieux pour garantir la confidentialité et la disponibilité constante de vos documents.
2- La gestion du courrier sortant
La gestion du courrier sortant, notamment grâce à des solutions telles que Resoposte (by Eukles), apporte des avantages significatifs tant sur le plan financier que pratique. En termes financiers, l’accès à des tarifs préférentiels sur l’affranchissement, l’impression, et la mise sous pli du courrier papier se traduit par des économies substantielles pour les entreprises. Cette optimisation des coûts, combinée à une plus grande simplicité dans le processus, résulte de la transmission directe du document depuis l’ordinateur vers un centre éditique. Ce centre prend en charge l’ensemble du processus, de l’impression à la mise sous pli, et assure également l’acheminement sécurisé du document vers son destinataire.
En plus de réaliser des économies, cette approche simplifiée offre un gain de temps précieux pour les entreprises, libérant ainsi des ressources pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques. En externalisant cette partie du processus, les entreprises minimisent également les risques liés à des erreurs humaines et renforcent la sécurité des données en éliminant les manipulations manuelles.
Conclusion
En conclusion, l’écart entre les solutions de GED comme Zeendoc, Eukles, et les plateformes gratuites telles que Dropbox ou Google Drive est indéniable. Les avantages en termes de sécurité, gestion centralisée, traçabilité, automatisation des processus, personnalisation, intégration avec d’autres outils, et le support technique offerts par les solutions de GED dépassent de loin les fonctionnalités basiques des options gratuites.
Cependant, il est important de noter que les plateformes gratuites peuvent tout de même convenir pour des besoins moins complexes en gestion de flux de documents. Si la personnalisation avancée, la sécurité renforcée, et l’assistance dédiée sont des priorités, opter pour une solution de GED payante reste incontestablement le choix optimal. Il s’agit finalement de trouver l’équilibre parfait en fonction des exigences spécifiques de votre entreprise.