La gestion de la paie est l’une des fonctions stratégiques du service RH. Pour encore de nombreuses structures, la fiche de paie est distribuée en papier, ce qui nécessite à la fois du temps et des ressources.
Le passage aux fiches de paie électroniques simplifie les processus RH et réduit les coûts administratifs et offre un gain de temps considérables. Cette dématérialisation s’inscrit par ailleurs dans une stratégie globale de transformation numérique de l’entreprise.
Comment passer avec fluidité à la fiche de paie dématérialisée ? Quels sont les écueils à éviter ? Voici nos conseils pour réussir à dématérialiser le bulletin de paie dans votre entreprise.
Qu’est ce qu’une fiche de paie dématérialisé ?
Le Code du travail impose à l’employeur de remettre un bulletin de paie au salarié. Lors de chaque versement mensuel de salaire, un document justificatif est distribué aux salariés. Historiquement imprimé, le bulletin de paie évolue et se dématérialise. On parle de bulletin de paie dématérialisé ou de bulletin de paie électronique. C’est une réplique identique à la version papier, mais au format numérique. Les salariés reçoivent une notification chaque mois pour les informer de la mise à disposition de leur bulletin de paie dématérialisé dans un coffre-fort électronique. Ils se connectent à un espace sécurisé pour pouvoir le consulter en ligne. Pour passer au bulletin de paie électronique, l’entreprise doit se conformer à un cadre juridique strict.
Que dit la loi ?
Le Code du travail confère la même valeur juridique au bulletin de paie dématérialisé qu’au bulletin papier. La loi évolue progressivement pour encourager la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. Cette démarche débute avec la loi du 12 mai 2009 qui modifie les articles L3243-2 et L3243-4 du Code du travail. Elle autorise ainsi l’employeur à remettre les bulletins de paie sous forme électronique aux salariés. Il est cependant nécessaire d’obtenir leur accord au préalable et de garantir l’intégrité des données concernées. L’édition de bulletins de paie dématérialisés demeure cependant peu répandue.
Par la suite, la loi Travail du 8 août 2016 supprime la notion d’accord préalable. C’est le salarié qui doit manifester son désaccord. Il dispose donc d’un droit d’opposition à la mise en place du bulletin numérique. Avant de dématérialiser les bulletins de paie, l’employeur doit prévenir le salarié un mois à l’avance. Celui-ci peut faire part de son opposition à tout moment. Un refus peut intervenir avant ou après la mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie. L’employeur a alors trois mois pour prendre en compte la demande du salarié.
Qu’est-ce qu’un bulletin de salaire électronique conforme ?
Un bulletin de paie dématérialisé doit comporter les mêmes éléments obligatoires que le bulletin papier. Il s’agit :
• De l’identité du salarié et de l’employeur ;
• Des heures de travail effectuées et des congés payés ;
• Du montant du salaire ;
• Des cotisations ;
• Du montant du prélèvement à la source.
Pour mettre en œuvre une gestion dématérialisée de la paie, l’entreprise doit créer une version électronique conforme à ce que contiendrait un bulletin traditionnel.
Accessibilité du bulletin de paie dématérialisé
L’entreprise doit garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés :
• Soit pendant une durée de 50 ans.
• Soit jusqu’aux 75 ans du salarié.
Elle doit par ailleurs conserver les fiches de paie électroniques des salariés dans ses locaux pendant cinq ans. Au-delà de ce délai, le bulletin de paie reste disponible, mais pas nécessairement accessible par le biais de l’entreprise. Le format du document doit être couramment utilisé, le PDF par exemple. En cas de disparition du prestataire qui assure la conservation des bulletins de paie électroniques, l’entreprise doit informer les salariés.
Elle dispose d’un délai de trois mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage sécurisé. Le but étant de laisser le temps aux salariés de télécharger tous leurs bulletins de paie. Si ce délai n’est pas respecté, l’entreprise encourt une amende de 450 € par fiche de paie.
Quelle solution utiliser ?
Les entreprises font souvent appel à un prestataire pour assurer le stockage et la distribution des bulletins de paie électroniques. Reste à faire le bon choix. Identifier le logiciel de dématérialisation du bulletin de paie adéquat implique de se poser plusieurs questions. Vérifiez que le logiciel propose des services en conformité avec la loi. Ses fonctionnalités doivent comprendre :
• L’intégration avec le logiciel de paie utilisé par l’entreprise ;
• Le dépôt de la fiche de paie dans un coffre-fort numérique ;
• La notification des collaborateurs au dépôt d’un nouveau bulletin ;
• L’accès par authentification sécurisée ou le recours à la signature électronique.
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