Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises ont vu disparaître l’obligation de conserver leurs justificatifs de notes de frais en version papier, une modification législative salutaire compte tenu des contraintes associées à cette gestion laborieuse. En plus d’exiger un investissement considérable en temps, l’archivage des factures professionnelles implique souvent des pertes de justificatifs et diverses complications. La transition vers la numérisation de ces documents, bien qu’accompagnée de certaines obligations légales, se présente comme une solution efficace aux tracas liés à la paperasserie.
Cette démarche vers une gestion numérique des dépenses professionnelles offre en effet des avantages indéniables. Tout d’abord, elle représente une économie substantielle de temps, et par conséquent d’argent. En outre, elle facilite le suivi des données, minimisant ainsi les risques d’erreurs humaines et de fraudes. Quels changements concrets devons-nous donc anticiper grâce à la dématérialisation des notes de frais ?
Quelle législation concernant la dématérialisation des notes de frais ?
La législation entourant la dématérialisation des notes de frais est clairement définie dans l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales. Ce texte énonce les conditions strictes à respecter lors de la numérisation d’une note de frais, sans quoi elle ne possède aucune validité fiscale. Selon l’arrêté du 23 mai 2019, en cas de non-conformité, le cotisant est tenu de fournir l’original au format papier. Voici un aperçu des différents critères à respecter pour qu’une facture au format électronique soit considérée comme valide :
- Elle doit être une copie conforme de l’originale, tant au niveau de l’image que du contenu.
- L’utilisation de logiciels de retouche d’image est expressément interdite.
- En cas de compression du fichier, celle-ci doit être effectuée sans altération.
- La note de frais doit être enregistrée au format PDF ou PDF A/3 (conforme à la norme ISO 19005-3).
De plus, le document dématérialisé doit également présenter les éléments suivants :
- Une empreinte numérique, garantissant l’intégrité du document.
- Un cachet serveur issu d’un certificat conforme, avec un niveau de sécurité égal ou supérieur à RGS 1 étoile.
- Une signature électronique émanant d’un certificat conforme, également d’un niveau de sécurité RGS 1 étoile ou plus.
- Ou bien, un dispositif sécurisé équivalent basé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Il convient de noter que les justificatifs papier datant d’avant le 1er juillet 2019 demeurent soumis à l’obligation de conservation.
L’Urssaf et les notes de frais
De nombreuses conditions doivent être remplies pour qu’un document PDF ait une réelle valeur juridique. Il est crucial de rappeler qu’en cas de non-respect d’une seule de ces règles, la production de la note de frais originale sera nécessaire en cas de contrôle. Si, malheureusement, cette dernière a été égarée ou détruite, l’inspecteur de l’URSSAF considère cela comme une absence de pièces justificatives. Dans de tels cas, une imposition forfaitaire peut être appliquée. Les mêmes exigences s’appliquent également à la récupération de la TVA et à la déductibilité des charges. C’est pourquoi certains cabinets recommandent de conserver les justificatifs de toutes les notes de frais.
Cependant, lorsque toutes les normes ont été scrupuleusement respectées, il n’y a aucune raison de s’inquiéter. Lorsque tous les justificatifs sont archivés au même endroit de manière électronique, cela facilite grandement le travail de vérification du contrôleur. De plus, contrairement à un document sur support papier, il n’y a aucun risque de détérioration d’un fichier électronique. Le résultat est une procédure rapide, moins stressante, et la récupération de la TVA se déroule comme prévu !
Les avantages de la note de frais numérique
En premier lieu, l’engagement dans un processus de dématérialisation présente des avantages économiques significatifs. En automatisant le traitement des factures et en améliorant leur suivi, les coûts associés à la gestion documentaire sont réduits de manière substantielle. En moyenne, une note de frais implique un coût compris entre 5 et 10 € pour le fournisseur, tandis que du côté du client, ces coûts peuvent varier de 15 à 20 €, voire davantage.
À l’inverse, la dématérialisation des notes de frais offre la possibilité de réaliser des économies substantielles, estimées entre 50 % et 75 %. De plus, selon une étude de l’IDC (International Data Corporation), les services comptables consacrent environ 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures des fournisseurs. Une gestion numérisée supprime cette tâche à faible valeur ajoutée, offrant ainsi un gain de temps précieux.
Le dématérialisation des notes de frais de vos collaborateurs simplifie et modernise alors nettement votre gestion RH.
Vous laissez également de côtés de nombreux inconvénients
Les erreurs de saisie sont en effet fréquentes, surtout lorsque l’entreprise ne dispose pas de formulaires de remboursement standardisés. Selon le cabinet d’expertise comptable Wity, environ 20 % des frais professionnels comportent des erreurs ou des fraudes.
De plus, il est courant qu’un employé égare une facture ou un justificatif, ce qui peut entraîner des tensions entre le salarié et son supérieur hiérarchique.
Une autre problématique pour les entreprises concerne le temps de traitement des notes de frais et les retards éventuels. Même si certaines sociétés imposent des délais stricts pour la soumission des factures, cela ne suffit souvent pas à optimiser le processus de remboursement. Cela se traduit souvent par une course contre la montre pour que les montants soient enregistrés dans les comptes de l’entreprise avant leur clôture.
Enfin, le suivi des dépenses professionnelles est souvent inefficace. Les salariés soumettent leurs documents de manière sporadique, rendant impossible une analyse des dépenses, et par conséquent, leur optimisation.
Comment dématérialiser mes notes de frais avec Zeendoc ?
Pour qu’une note de frais numérique soit reconnue comme une preuve probante par l’administration, il est impératif de suivre un processus rigoureux en respectant chaque étape avec précision. Voici comment cela fonctionne avec notre solution partenaire N2F.
1- Numériser le justificatif
2 – Sauvegarder au format PDF
3 – Apposer une signature électronique et horodater
4 – Archiver la note de frais
C’est très simple, consulter la vidéo pour visualiser le fonctionnement.